시간은 누구에게나 하루 24시간입니다. 하지만, 시간을 어떻게 사용하느냐에 따라 삶의 결과는 달라질 수 있습니다. 단순히 더 많은 일을 하기 위해 시간을 관리하는 것이 아닙니다. 균형 있는 삶을 살기 위해서입니다. 어떻게 하면 효과적인 시간 관리를 할 수 있을까요? 이번 글에서는 하루를 더 효과적으로 사용할 수 있는 시간관리 기술에 대해 알아보겠습니다.
효율과 효과
효율과 효과는 비슷하다고 느껴지지만 다른 개념입니다. 효율 (Efficiency)은 최소 자원(시간, 돈, 에너지 등)으로 최대의 결과를 내는 것을 말합니다. 반면 효과 (Effectiveness) 원하는 목표를 달성할 수 있는 능력이라고 할 수 있습니다. 과정이나 수단의 최적화에 초점을 맞춘 효율과 다르게 효과는 목표 달성에 초점을 맞춘다는 의미입니다.
고객 조사를 할 때, 1시간 동안 10명을 조사하는 것보다 100명을 조사하는 것이 효율적입니다. 하지만, 효율이 효과로 이어지지 않을 수 있습니다. 1시간에 최대한 많은 사람들을 조사하기 위해 조사 설계를 대충 했다면 그 조사 결과는 믿을 수 없게 됩니다. 고객 조사를 10명만 하더라도 제대로 설계하고 조사해야 원하는 목표를 달성할 수 있습니다.
시간 관리 기술 6
1. 목표 설정: 우선순위를 명확히 하라
명확한 목표가 있어야 효과적인 시간관리를 할 수 있습니다. 목표 설정은 추상적인 바람이나 희망이 아니라 구체적이며 실행 가능한 계획이 뒷받침되어야 합니다. 이를 위해 SMART 한 목표를 설정해야 합니다. ‘운동하기’ 대신 ‘매일 아침 6시 하루 30분씩 조깅하기’와 같은 목표를 세워야 합니다.
※ SMART 한 목표: 구체적(Specific), 측정 가능(Measurable), 달성 가능(Achievable), 실현 가능한(Realistic), 기한이 있는(Time-bound) 목표를 세워보세요.
또한, 하루 목표는 세 개 이내로 설정해야 합니다. 하루에 많은 일을 하려는 것은 욕심에 지나지 않습니다. 이러한 욕심은 완료되는 일이 하나도 없는 하루를 만듭니다. 줄이고 줄인 목표를 달성하는데 집중해야 합니다. 큰 목표는 작은 단계로 나누어 실현 가능하도록 구체화해야 합니다.
2. 시간 방해 요소를 차단하라
내 시간을 방해하는 요소가 무엇인지 알고 차단해야 합니다. 요즘 시간을 방해하는 가장 큰 요소는 디지털입니다. 스마트폰 알림, 소셜 미디어, 메일 확인 등이 나의 시간을 뺏아갑니다. 디지털 방해를 줄이기 위해 알림을 끄거나 사용 시간을 제한하는 것이 좋습니다.
또한, 많은 일을 할 수 있다고 여겨지는 멀티태스킹은 생산성을 떨어뜨립니다. 여러 작업을 동시에 처리하다 보면 각 작업에 집중하지 못하게 됩니다. 실수나 작업 지연이 발생할 수밖에 없습니다. 한 번에 하나씩 해나가야 합니다. 하나를 완벽히 끝낸 후 다음 작업으로 넘어가야 합니다. 한 번에 하나가 가장 빠른 방법입니다.
3. 플래닝: 하루를 계획하라
하루가 더해져 한 달이 되고 일 년이 됩니다. 시간 관리는 하루를 잘 살아가는 것부터 시작입니다. 하루를 체계적으로 계획해야 합니다. 전날 저녁이나 아침 시간을 활용해해야 할 주요 업무를 정리하고 일정에 반영해야 합니다. 이때, 시간은 덩어리로 사용해야 합니다. 하나의 일이 어느 정도 진척되기까지는 끊어지지 않은 연속된 시간이 필요합니다. 중요한 일을 앞에 배치하고 덩어리로 시간을 써야 합니다.
또한, 일정 사이에 여유 시간을 배치하는 것이 좋습니다. 시간은 계획대로만 흘러가지 않습니다. 예기치 못한 상황에 대비해 완충 시간을 두는 것이 좋습니다. 완충 시간 없이 빽빽한 일정으로 계획하면 예기치 못한 일이 벌어졌을 때 그 뒷시간들이 모두 꼬이게 됩니다.
4. 중요한 것에 집중하고 적절한 휴식을 취하라
효과적인 시간 사용을 위해 Pomodoro기법과 Pareto 법칙을 활용할 수 있습니다. Pomodoro 기법은 짧은 시간 집중해서 일한 뒤 규칙적인 휴식을 갖는 시간 관리 방법입니다. 짧은 시간(보통 25분) 동안 몰입해 일하고 (5분 정도) 휴식을 갖습니다. 중간중간 쉬기 때문에 오히려 긴 시간 동안 집중할 수 있습니다.
또한, 8:2 법칙이라 불리는 파레토 법칙을 활용할 수 있습니다. 파레토 법칙은 80%의 결과는 20%에서 나온다는 의미입니다. 모든 일에 1/n의 노력을 기울이지 말고 80%의 결과를 내줄 20%에 집중하라는 의미입니다. 결과에 큰 영향을 주는 핵심 요인을 찾아 거기에 집중해야 합니다.
5. 자기 관리와 균형 찾기
인생은 장기전입니다. 충분한 휴식과 재충전 시간을 갖지 않으면 장기적으로 생산성을 유지하지 못합니다. 삶의 균형을 유지하는 것이 중요한 이유입니다. 나를 돌보는 시간을 확보해야 합니다. 하루 중 일부, 일주일 중 일부, 한 달 중 일부, 일 년 중 일부 시간을 일이 아닌 나에게 투자해야 합니다.
건강해야 오래 일할 수 있습니다. 특히 규칙적인 운동은 스트레스를 줄이고 에너지를 높여줍니다. 또한, 건강한 식습관은 집중력과 생산성 향상에 도움이 됩니다. 취미 활동이나 가족과의 시간 등의 정서적 활동도 필요합니다. 스트레스를 줄여 더욱 만족한 하루를 보낼 수 있습니다. 앞서 말했듯 시간 관리의 궁극적 목표 중 하나는 균형 잡힌 삶입니다.
6. 피드백
계획한다고 모든 것이 이뤄지지 않습니다. 실행에 옮기지 못한 계획은 필요 없습니다. 그런데, 실행이 성과로 반드시 이어지지는 않습니다. 계획했을 때 알지 못했던 오류나 실수들이 생기기 때문입니다. 그래서, 실제 사용한 시간을 피드백해야 합니다.
하루와 주간 및 월간 시간 피드백이 꼭 필요합니다. 하루와 주간은 간단히 진행하고 월간 시간 피드백은 자세히 진행하는 것이 좋습니다. 계획과 결과 사이에 차이가 발생했다면 그 원인을 파악하고 수정해야 합니다. 이때, 구글 캘린더나 노션과 같은 생산성 도구를 활용하면 좀 더 효율적인 시간 피드백을 할 수 있습니다.
지금까지 하루를 더 효과적으로 사용할 수 있는 시간 관리 기술에 대해 알아보았습니다. 시간 관리에서 잊지 말아야 할 것은 더 많은 일을 하는 것보다 중요한 일을 더 잘해야 한다는 것입니다. 지금까지 소개한 방법을 사용해 시간 사용 방법을 점검하고 개선해 보세요. 하루하루가 더 만족스러워질 것입니다.
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