월요일 아침. 쌓인 업무 메일과 겹치는 회의, 미뤄진 집안일까지. 누구나 한 번쯤 '해야 할 일이 너무 많다'는 압박에 숨이 막혔던 순간이 있을 겁니다. 그럴 때일수록 우선순위 설정은 필수입니다. 하지만 막상 모든 일이 다 중요해 보일 땐 어디서부터 손대야 할지 더 막막해지죠.
생산성을 높이는 우선순위 매기기는 '할 일 정리'로 끝나지 않습니다. 지금 당장 중요한 것과 나중에 해도 괜찮은 것, 혹은 애초에 안 해도 되는 일을 구분하는 전략적인 사고입니다. 아래에서 소개하는 네 가지 실전 전략은 바로 오늘부터 적용 가능한 도구들입니다.
1. 아이젠하워 매트릭스로 일 분류하기
우선순위를 고민할 때 가장 먼저 떠올릴 수 있는 방법은 아이젠하워 매트릭스입니다. 미국의 34대 대통령 아이젠하워가 사용한 이 방식은 일을 네 가지로 나눕니다. 기준은 중요성과 긴급성입니다.
| 2사 분면 Decide(언제 할지를) 비긴급 |중요 |
1사 분면 Do(지금 당장 하라) 긴급 | 중요 |
| 4사 분면 Delete(제거하라) 비긴급 : 비 중요 |
3사 분면 Delegate(위임) 긴급: 비중요 |
실전 예시
직장인 김대리는 월요일 아침 다음과 같은 일을 마주했습니다.
- 오늘 오후까지 제출해야 하는 보고서 수정 (긴급 + 중요)
- 다음 주 프레젠테이션 준비 (중요 + 비긴급)
- 동료의 자료 검토 요청 (긴급 + 비중요)
- 업무 메신저 알림 확인 (비긴급 + 비중요)
이 네 가지를 매트릭스로 나누면 다음과 같습니다.
- 1 사분면(긴급+중요): 바로 처리. → 보고서 수정
- 2 사분면(중요+비긴급): 일정 확보. → 프레젠테이션 준비
- 3 사분면(긴급+비중요): 위임하거나 시간제한. → 동료에게 오후 3시 이후 회신
- 4 사분면(비긴급+비중요): 한 번에 처리. → 점심시간에 메신저 확인
이 방법의 핵심은 2 사분면에 집중하는 데 있습니다. 중요하지만 급하지 않은 일을 미리미리 해두면 긴급하면서 중요한 위기 상황 자체를 줄일 수 있죠. 많은 이들이 1 사분면과 3 사분면에서 시간을 허비하다 진짜 중요한 일은 뒷전으로 밀어버리는 악순환에 빠집니다.
2. 에너지 흐름에 맞춘 시간 배치
모든 시간이 같지는 않습니다. 같은 8시간이라도 우리 뇌는 특정 시간대에 더 활발하게 작동하죠. 이걸 활용하는 게 바로 '에너지 기반 업무 배치 전략'입니다.
실전 예시
프리랜서 디자이너 박민수 씨는 자신이 오전 9시부터 12시 사이에 가장 창의적이고 집중력이 높다는 것을 알고 있습니다. 그래서 이 시간엔 로고 디자인 같은 창의 업무를 배치하고 마감이 급하지만 단순한 수정 작업은 오후로 미룹니다.
오후 2시에서 4시는 에너지가 떨어지는 시간대. 이때는 이메일, 견적서 작성, 자료 정리 등 루틴 한 업무를 수행합니다. 오후 4시 이후 다시 에너지가 오르면 소통 업무나 미팅을 배치하죠.
※ 핵심은 자신의 에너지 흐름을 아는 것입니다. 일주일간 2시간 단위로 집중도를 기록해 보세요. 패턴이 보이면 그 흐름에 따라 업무를 재배치하는 것만으로도 생산성이 극적으로 향상됩니다.
3. MIT(Most Important Tasks) 법칙 활용하기
하루에 20가지 일을 해도 그중 정말 중요한 건 3가지밖에 안될지도 모릅니다. MIT 법칙은 '오늘 반드시 끝내야 할 가장 중요한 3가지 일'을 먼저 처리하는 전략입니다. 하루의 성패를 이 3가지로 정의하면 마음이 훨씬 가벼워집니다.
실전 예시
스타트업 대표 최수진은 어느 목요일 아침 20개가 넘는 업무 목록을 마주했습니다. 그중 MIT로 선정한 3가지는
(1) 다음 주 투자 미팅을 위한 피칭 자료 완성
(2) 핵심 개발자 최종 면접
(3) 이탈률 높은 고객 20명과의 전화 상담
나머지 업무는 MIT가 끝난 후 처리하거나 팀원에게 위임합니다. 예상치 못한 긴급 상황이 오후에 생겼지만 이미 중요한 일 3가지를 마친 상태였기에 죄책감 없이 유연하게 대처할 수 있었습니다.
MIT는 '이 세 가지만 해도 의미 있는 하루인가?'라는 질문에서 출발합니다. 중요하지 않은 급한 일은 과감히 제거하세요. 장기 목표와 연결되어야만 진짜 중요한 일입니다.
4. 잡무는 2분 규칙과 배치 처리로 정리
업무를 방해하는 가장 큰 요소는 작고 자잘한 일들입니다. 이메일, 승인 요청, 간단한 질문들. 개별로 보면 사소하지만, 모이면 하루를 통째로 삼켜버리죠. 이럴 땐 2분 규칙과 배치 처리 전략을 병행하세요.
⊙ 2분 규칙 : 2분 이내로 끝나는 일이라면 지금 바로 처리하세요. 나중으로 미뤄봤자 다시 그 일에 들어가는 전환 비용이 더 큽니다.
⊙ 배치 처리 : 비슷한 종류의 일은 몰아서 한 번에 처리합니다. 이메일은 오전 10시, 오후 2시, 퇴근 전 총 3번만 확인하는 식입니다.
실전 예시
마케팅 팀장 이지현은 오전 9시부터 11시까지를 깊은 집중 시간으로 지정하고 이메일과 메신저를 꺼둡니다. 이후 30분 동안 이메일을 일괄 처리하며 2분 이내 응답은 즉시 처리 그 이상은 처리 대기함에 분류합니다. 오후 4시에도 같은 방식으로 처리합니다.
이 시스템을 도입한 후 급한 일에 휘둘리는 기분에서 벗어나 하루를 능동적으로 디자인할 수 있게 됩니다. 팀원들도 이 방식에 익숙해지면서 정말 급한 일은 전화로 연락하는 하게 됩니다.
중요한 일을 먼저, 의미 있게
우선순위를 잘 매긴다는 건 '무엇이 중요한가'를 정확히 아는 힘입니다. 할 일 목록을 나열하는 것만으론 부족합니다. 어디에 시간을 투자할지 어떤 일은 미루거나 거절할지에 대한 명확한 기준이 필요하죠.
오늘 소개한 4가지 방법 중 하나만이라도 내일 아침부터 바로 적용해 보세요. 처음에는 어색할 수 있지만 2주만 일관되게 실천하면 분명한 변화가 나타날 것입니다.
기억하세요. 바쁘게 움직이는 것과 생산적으로 일하는 것은 다릅니다. 진짜 생산성은 많이 하는 것이 아니라 올바른 일을 제대로 해내는 것입니다. 해야 할 일이 많은 날일수록 덜 하지만 더 중요한 일에 집중하는 습관이 필요합니다.
0 댓글